5 błędów ekipy technicznej na evencie i jak ich uniknąć

Przy dużej realizacji pracuje naraz kilka, czasem kilkanaście ekip. Scena, dźwięk, światło, podwieszanie konstrukcji, multimedia. Każda ma swój sprzęt, swój harmonogram i swój moment wejścia na produkcję. Wystarczy, że jedno ogniwo wypadnie z rytmu, a opóźnienie powoduje efekt domina i dopada wszystkich po kolei.

Dlatego o tym, czy realizacja pójdzie gładko, decyduje nie sam sprzęt, tylko koordynacja: kto, co, kiedy i z kim robi.

Oto pięć błędów, które pojawiają się podczas produkcji eventów i sposoby, jak im zapobiegamy.
 

1. Sprzęt nie tam, gdzie trzeba, i nie na czas

Montaż nie rusza, bo czegoś brakuje albo skrzynia ze sprzętem wylądowała po drugiej stronie hali. Przy rozładunku i wnoszeniu takie drobiazgi kosztują najwięcej: każda minuta szukania to minuta mniej na próbę.
Jak temu zapobiec: spis sprzętu i listy kontrolne przygotowane jeszcze przed wyjazdem, jasny podział, kto co wnosi i gdzie to ustawia, oraz koordynator ekipy, który tego pilnuje na miejscu. Ludzie, którzy znają obiekt, rozstawiają się szybciej, bo wiedzą, gdzie są bramy, windy i drogi kablowe.

2. Ryzyko wypadku przez nieodpowiednią komunikację

Źle zamocowany element albo nieprecyzyjne polecenie to nie „usterka", tylko realne zagrożenie. Najwięcej wpadek nie bierze się z braku umiejętności, ale stąd, że ktoś czegoś nie usłyszał albo nie wiedział.
Jak temu zapobiec: szkolenie BHP na starcie, stała komunikacja w trakcie montażu i demontażu, jasny podział zadań i trzymanie się zasad danego obiektu. Zgrana ekipa oznacza mniej wypadków oraz bezpieczeństwo dla obsługi oraz dla publiczności.

3. Poślizg w harmonogramie bo ekipa nie współpracują razem
 

Kiedy każda ekipa działa w oderwaniu od pozostałych, prace zaczynają się gryźć: jedni czekają na drugich, kolejność się sypie, a montaż się wydłuża.
Jak temu zapobiec: jeden wspólny harmonogram, w którym wiadomo, która ekipa i kiedy wchodzi, oraz komunikacja na bieżąco, żeby reagować, gdy coś się zmienia. A zmienia się zawsze.

4. Awaria, którą dało się wychwycić wcześniej
 

Dźwięk, światło albo multimedia potrafią wysiąść w trakcie eventu. Zwykle dlatego, że sprzęt nie został wcześniej porządnie sprawdzony.
Jak temu zapobiec: próby techniczne przed wydarzeniem, sprawdzenie każdego systemu po kolei (dźwięk, światło, obraz) według planu realizacji oraz obecność doświadczonych techników, którzy nie tylko rozstawią sprzęt, ale w razie potrzeby naprawią go w biegu, zanim zauważy to widz.

5. Chaos na zapleczu w trakcie występu

Ktoś wchodzi na scenę w złym momencie, sprzęt wyjeżdża za wcześnie, artysta czeka. Widownia od razu to czuje. Na żywo nie ma powtórki.
Jak temu zapobiec: rozpisany plan pracy zaplecza, zgrany ze wszystkimi ekipami, jasne sygnały wejścia i kierownik sceny, który panuje nad ruchem za kulisami.
 

Jak robimy to u nas
 

U nas koordynacja to fundament obsługi technicznej. Na każdej realizacji jest szef ekipy, który zna plan i koordynuje ludzi na miejscu. Zapewniamy też dodatkowe 10% składu w zapasie, bo na produkcji zawsze coś może wypaść, a wydarzenie nie zaczeka. Do tego briefing przed montażem, jasny podział obowiązków i ludzie, których szkolimy sami: stagehandzi, riggerzy, technicy i szefowie ekip. Efekt jest prosty, jest wtedy mniej pożarów, a te, które wybuchną, gasimy, zanim ktokolwiek poczuje dym.

Planujesz wydarzenie i potrzebujesz ekipy, która zajmie się kompleksową obsługą techniczną?

Napisz do nas — zajmiemy się realizacją, żebyś Ty mógł zająć się wydarzeniem.